Scannen en Herkennen van facturen
Door het inzetten van intelligente herkenning bent u in staat per factuur volledig automatisch zaken als leverancier, factuurbedrag, factuurdatum, ordernummer(s), totaalbedrag, BTW, BTW-code en valuta te herkennen. Na het herkennen wordt de factuur automatisch elektronisch gearchiveerd, waardoor het tijdrovende handmatig archiveren overbodig wordt. Bij het verder verwerken van de factuur worden de factuurindexen automatisch verder verrijkt met extra informatie.

Registreren van facturen
Via een automatische interface tussen ISP-Invoice en Infor Baan IV worden de facturen automatisch in Infor Baan geboekt op de grootboekrekening “ontvangen facturen”.

Door het registreren van de facturen kunt u de facturen meenemen t.b.v. de vooraftrek BTW. Tevens heeft u de benodigde informatie beschikbaar voor het maken van een accurate liquiditeitsprognose.

Ondersteuning Infor Baan Project module
Projectmatige werkende bedrijven, met name in de Bouw en installatiebranche, maken gebruik van de Project module van Infor Baan. Deze wordt volledig ondersteund door ISP-Invoice voor Infor Baan. Indien bij een factuur een grootboekrekening gekozen wordt waarbij de integratie indicator project aan staat worden er extra velden getoond om de factuur toe te kunnen kennen materiaal, materieel, inhuur derden en overige kosten. Hierbij worden alle velden zoals kostendrager, structuurdeel etc. ondersteund.

Goedkeuren van facturen o.b.v. 5 dimensies
In Infor Baan IV beschikt u standaard over 5 dimensies om de kosten en/of opbrengsten te verbijzonderen. Deze zijn volledig vrij in te richten. Binnen ISP-Invoice worden deze 5 dimensies volledig ondersteund. In ISP-Invoice kunt u gebaseerd op al deze dimensies standaard routes aanmaken voor het goedkeuren van facturen. Hierbij worden meerdere procuratielimieten ondersteund, zodat een factuur pas geboekt kan worden zodra hij is goedgekeurd door een manager met voldoende bevoegdheid. Om u zoveel mogelijk flexibiliteit te bieden, is het zelfs mogelijk om verschillende factuurtypen te definiëren met ieder een verschillend afhandelingproces. Bij verzamelfacturen zorgt de geavanceerde workflow dat de factuur gesplitst wordt en elke budgethouder alleen zijn eigen factuurregel(s) kan goedkeuren. Tevens biedt het systeem de mogelijkheid om afwijkende routes vast te leggen.

Boeken van goedgekeurde facturen
Nadat een factuur is goedgekeurd, wordt deze, via een automatische interface tussen ISP-Invoice en Infor Baan IV / Infor ERPLN, automatisch in Infor Baan geboekt in het grootboek en vrijgegeven voor betaling.

Ondersteuning Multi-Company
Bij Multi-Company is er sprake van een zogeheten gezamenlijk groepsbedrijf in Infor Baan IV. De gebruiker logt in ISP-Invoice in en bij het coderen van de factuur kiest hij bij de factuurkop een financieel bedrijfsnummer waar de factuur in geboekt dient te worden.

Indien “intercompany” boeken is ingericht in BAAN dan is het tevens mogelijk om bij de factuurkop een ander financieel bedrijfsnummer te kiezen dan op de regel. Hiermee is het mogelijk dat de factuur in het een bedrijfsnummer wordt geregistreerd terwijl de kosten worden verdeeld naar andere bedrijfsnummers waarbij automatisch de rekening courant verhoudingen worden.

Digitaal Archief
Vaak krijgt de administratie vanuit de organisatie de vraag of men nog die specifieke factuur van die ene leverancier van 2 jaar geleden kan opzoeken, wat vaak erg tijdrovend is. ISP-Invoice beschikt over een geïntegreerd archief waarmee met geavanceerde zoekcriteria snel elke gewenste factuur opgezocht kan worden. De beveiliging van het archief zorgt ervoor dat alleen de facturen getoond worden waartoe men geautoriseerd is. Tevens wordt per factuurregel de complete goedkeuringsroute getoond.

Opvragen facturen vanuit Infor Baan
Het Digitale Factuur Archief werkt volledig geïntegreerd met Infor Baan IV / Infor ERPLN. Bij het opvragen van de openstaande facturen van een crediteur is het mogelijk met 1 druk op de knop de digitale factuur en de digitale boekstempel te zien. Dit is ook mogelijk bij het opvragen van de historie van de documenten, bij het opvragen van de grootboekmutaties en bij het opvragen en muteren van de betaaladvieslijst.

Overzichten
Met behulp van de geavanceerde elektronische workflow van ISP-Invoice is het factuurafhandeling proces volledig transparant geworden. Via standaard overzichten wordt getoond welke facturen langer dan 5 dagen openstaan of welke medewerker op welke facturen nog actie dient te ondernemen. Met behulp van een “Accrual” overzicht is het mogelijk op elk gewenst moment inzicht te hebben in de verbijzondering van de geregistreerde facturen naar kosten en/of opbrengsten.

Rapportages (optioneel)
Binnen de klantengroep van ISP-Invoice gebruikers bleek er echter behoefte te zijn aan managementrapportage. De huidige “monitor” functie bood voldoende functionaliteit om de voortgang van het proces van het snel en efficiënt afhandelen van alle inkomende facturen te kunnen bewaken.

Toch bleek er ook behoefte te zijn aan “stuurinformatie” om te kijken waar zich knelpunten in het proces bevinden en waar het proces nog geoptimaliseerd kan worden. Met de rapportage module bieden we onze klanten een 10-tal kant-en klare rapporten. Hierbij beschikt de gebruiker over een “drill-down” functie waarmee hij/zij snel en eenvoudig vanuit het geaggregeerde niveau naar de brondata kan om de details te bekijken.

Meer informatie over ISP-Invoice voor Infor Baan IV

Contact opnemen voor meer informatie of een persoonlijke afspraak