Erfolgreiche Rechnungsumstellung bei B&G Hekwerk - ISProjects - Factuurverwerking Erfolgreiche Rechnungsumstellung bei B&G Hekwerk - ISProjects - Factuurverwerking
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Erfolgreiche Rechnungsumstellung bei B&G Hekwerk

b&g hekwerk en isprojects

Bevor B&G Hekwerk den Rechnungsprozess automatisierte, wurden größtenteils noch Papierrechnungen verwendet. Aber das ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch noch schwierig zu kontrollieren. Neben der angestrebten Zeiteffizienz gab es einen großen Bedarf an besserer Kontrolle und Übersichtlichkeit. Nachdem die Entscheidung, die Rechnungsverarbeitung zu automatisieren, einmal getroffen worden war, folgte die Suche nach einem Programm, das sich in das ERP-System SAP integrieren ließ. B&G entschied sich für ISProjects als E-Invoicing-Partner mit ISP-Invoice inkl. SmartScan. Das Ergebnis: B&G kann jetzt Rechnungen über die Schnittstelle zu SAP einfach abrufen und die Kosten im Hauptbuch analysieren.

Implementierung in drei Monaten

Willem Andree, Controller bei B&G Hekwerk unterstützt seine Kollegen bei der korrekten Verarbeitung von Rechnungen. Außerdem verwaltet er als Admin die Einrichtung von ISP-Invoice. Willem spricht über den Kennenlernprozess mit ISProjects: „Nach einer Demo von Vertriebsleiter Martijn Delfgaauw und dem Referenzbesuch bei einem anderen Kunden von ISProjects wussten wir, dass wir mit ISProjects ins Geschäft kommen wollten.

Willem empfand die kurze Bearbeitungszeit von etwas mehr als drei Monaten als Pluspunkt. Er erklärt, wie es funktionierte: „Wir haben mit einem Eröffnungsgespräch begonnen, damit alle in dieselbe Richtung denken. So konnten wir herausfinden, welche Wünsche wir hatten und was für die Einrichtung von ISP-Invoice notwendig war. Anschließend haben wir intern mit vier Schulungstagen in einem Zeitraum von vier Wochen Tests durchgeführt. Die Schulungstage hatten durch die 1:1-Schulung der Mitarbeiter einen positiven Effekt. Fehler wurden sofort beseitigt, bevor wir live gingen. Seitdem sind wir mit ISP-Invoice live und arbeiten täglich damit.”

Training für Trainer

Ewoud Woudenberg, Kundenbetreuer bei ISProjects, erklärt den Einarbeitungsprozess: „Wir arbeiten nach dem Konzept ‚Training für Trainer’. Wenn Willem das richtige Wissen erhält, kann er so unabhängig wie möglich arbeiten. Willem: „Die Einarbeitung durch Training hat gut funktioniert. Die Erklärung an die Genehmiger innerhalb der Organisation über die Anerkennung von Rechnungen wurde intern in kurzen Sitzungen besprochen. Das Engagement war sowohl bei B&G als auch bei ISProjects sehr groß.” Ewoud: „Natürlich unterstützen wir Willem hinter den Kulissen mit unserer Support-Abteilung.”

„Wir können uns jetzt auf andere Prozesse innerhalb der Verwaltung konzentrieren.”

Willem Andree - Controller bei B&G Hekwerk

Bisherige Erfahrungen

Willem: „Die Verarbeitung von Rechnungen erfolgt ab sofort ausschließlich auf digitalem Wege. Der Bewilligungsprozess ist so gestaltet, dass die Rechnung digital über ISP-Invoice die richtige Person erreicht. Wir haben immer die Kontrolle darüber, wo sich eine Rechnung im Prozess befindet. Dadurch konnten wir die Effizienz deutlich verbessern und können wir uns auf andere Prozesse innerhalb der Verwaltung konzentrieren.“

Willem: „Die Zusammenarbeit verläuft zu unserer Zufriedenheit. Es gibt regelmäßig Aktualisierungen, die ausgiebig getestet werden. Vorab wird rechtzeitig mitgeteilt, wann diese Aktualisierungen durchgeführt werden. So kann jeder die Vorteile der digitalen Verarbeitung und Genehmigung der Rechnungen erkennen.” Auch das SmartScan-Modul arbeitet zufriedenstellend: „Die meisten Rechnungen werden gut erkannt, und das hat viele Vorteile. Nur die XML-Dateien werden noch nicht immer korrekt anerkannt. Unsere oft kleineren Lieferanten und ich wissen noch nicht immer, wo das Problem liegt. Wir können ISP-Invoice also noch weiter optimieren, indem wir an den Anerkennungspunkten arbeiten. Dadurch werden auch die XML-Dateien unserer Lieferanten besser verarbeitet. Das letztendliche Ziel ist eine möglichst hohe Anerkennungsrate.”

Willem fasst zusammen: „Die Software von ISProjects hat unserer Finanzabteilung sicherlich einen Effizienzschub gebracht. Es ist weniger Papier im Umlauf, und wir verarbeiten mehr Rechnungen mit weniger Arbeitskräften. Wir sind mit ISP-Invoice sehr zufrieden und werden es auch in den kommenden Jahren weiter benutzen. Die Anwendung wird auch in unserer Niederlassung in Belgien implementiert.”

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B&G Hekwerk entwickelt schon seit 1963 Zäune und Tore in den eigenen Produktionsstätten. Zäune und Tore kann man überall bestellen, aber die Produkte von B&G werden in den eigenen Produktionsstätten hergestellt und sind von allerhöchster Qualität. B&G bietet seinen Kunden völlige Sicherheit – vom Einrichtungsservice bis hin zu Installation, Kundendienst und Wartung.

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