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Automatische Verarbeitung der eingehenden Logistik- und Kostenrechnungen

Was ist ISP-Invoice?

ISP-Invoice ist eine intelligente Software, die Ihre Logistik- und Kostenrechnungen automatisch in Ihrem ERP- oder Finanzsystem verarbeitet. Das spart Zeit, denn die manuelle Verarbeitung von digitalen und Papierrechnungen ist arbeitsintensiv und unübersichtlich.

Die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung

Mit ISP-Invoice wird Ihre gesamte Rechnungsverarbeitung zu einem schlanken, digitalen Prozess. Papierrechnungen oder digitale Rechnungen werden automatisch Schritt für Schritt verarbeitet, sodass Sie immer Einblick in den aktuellen Status jeder Rechnung haben. So verlieren Sie nie wieder eine Rechnung, und Sie können sie jederzeit und überall finden und einsehen. Dies führt zu Kosteneinsparungen von bis zu siebzig Prozent und hat noch viele weitere Vorteile.

1. Einlesen von elektronischen Rechnungen und Papierrechnungen

Obwohl immer mehr Unternehmen ihre Rechnungen digital versenden, wird ein großer Teil immer noch auf Papier versandt. Deshalb können Sie die Rechnungen elektronisch anhand von Scannen und E-Invoicing verarbeiten.

Papierrechnungen verarbeiten

Die Kreditorenbuchhaltung scannt die eingehenden Papierrechnungen pro Tag in einem oder zwei Batches.

Die Rechnungen werden automatisch von der Erkennungssoftware verarbeitet. Nach einer schnellen Prüfung werden die Rechnungen einfach an ISP-Invoice zur weiteren Verarbeitung weitergeleitet.

PDF-Rechnungen verarbeiten

PDF-Rechnungen werden automatisch aus einem oder mehreren Postfächern eingelesen und in einem festen Verzeichnis gespeichert. Dann werden sie im Schritt „Rechnungserkennung“ importiert. Von dort aus können die Rechnungen mühelos an ISP-Invoice zur Weiterverarbeitung weitergeleitet werden.

Elektronische Rechnungen verarbeiten

Rechnungen im z.B. XML-, EDI-, CVS- oder TXT-Format werden automatisch empfangen und verarbeitet. Auf Einkaufbestellungen bezogene Rechnungen, die dem Wareneingang direkt zugeordnet werden können, werden vollautomatisch eingebucht und zur Zahlung fällig. Ein erweiterter Workflow hilft Ihnen bei der Genehmigung von Kostenrechnungen.

2. Erkennen von Informationen auf Titel- und Zeilenebene

Mit der Scanlösung können Sie den Papier- und PDF-Rechnungsfluss einfach digitalisieren.

Kostenlose Free-Forms-Erkennung von Rechnungsdaten

Die Erkennungssoftware basiert auf Free Forms anstelle von Vorlagen.

Bei Vorlagen müssen Sie für jeden Lieferanten eine Vorlage erstellen und dabei angeben, wo die Informationen auf der Rechnung stehen soll. Bei Free Forms ist der Ort der Information nicht relevant, die Software sucht intelligent auf der Grundlage einer Liste mit Synonymen. Die Erfahrung zeigt, dass eine Erkennungsrate von 70 % bis 90 % erreicht wird.

Intelligente Erkennung auf Titel- und Zeilenebene

Daten wie Lieferant, Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum, Bestellnummer(n), Gesamtbetrag, MwSt., MwSt.-Code und Währung werden automatisch erkannt. Auch die automatische Erkennung von Rechnungszeilen ist möglich. Dabei werden Informationen wie Artikelnummer, Anzahl oder Artikelpreis pro Zeile automatisch erkannt.

Mit Hilfe einer Vielzahl von automatischen Validierungen wird die korrekte Erkennung sichergestellt. Denken Sie an Kontrollen wie „Preis x Anzahl = Zwischensumme“ oder „Summe aller Zwischensummen = Gesamtsumme exkl. MwSt.“ Darüber hinaus ist es möglich, lieferantenspezifische Zusammenstellungen zu definieren.

3. Verarbeitung von Logistik- und Kostenrechnungen durch automatischen Abgleich

Die Verarbeitung der Rechnungen in ISP-Invoice kann durch den automatischen Abgleich von Logistikrechnungen oder durch einen erweiterten Workflow zur Genehmigung von Kostenrechnungen erfolgen.

Automatischer Abgleich von Logistikrechnungen

Wir bieten eine vollständige Integration mit der automatischen Abgleichfunktion. Über eine Schnittstelle werden die relevanten Rechnungsdaten in Ihrem ERP-Paket zum Abgleich angeboten. Wir haben Erfahrung bei der Erstellung von Verknüpfungen für die digitale Rechnungsbearbeitung mit diversen Systemen.

Über eine integrierte Schnittstelle werden die Rechnungen automatisch an Ihr ERP-Paket zum Abgleich angeboten. Dort wird der Gesamtbetrag der Rechnung mit dem Saldo der Warenpositionen der Bestellnummern auf der Rechnung abgeglichen, für die noch keine Rechnung eingehen sollte. Wenn diese beiden Beträge mit einander im Gleichgewicht sind und kleiner oder gleich dem ausstehenden Betrag der Einkaufbestellungen sind, wird die Rechnung automatisch eingebucht.

Neben dem Abgleich des Gesamtbetrags ist auch ein Abgleich auf Zeilenebene möglich. Dies hat den Vorteil, dass Teilrechnungen abgeglichen werden können und Preisunterschiede auf Zeilenebene schnell erkannt werden können.

4. Digitale Genehmigung von eingehenden Rechnungen

ISP-Invoice ermöglicht es Ihnen, den Workflow zur Genehmigung der Rechnungen automatisch ablaufen zu lassen. AdvancedRouting bietet die Möglichkeit, bei Ihrem Unternehmen passende Standardrouten einzurichten und unterstützt mehrere Einschränkungen der Zeichnungsbefugnisse.

Bei Sammelrechnungen wird die Rechnung geteilt und kann jeder Budgethalter nur seine eigene(n) Rechnungszeile(n) genehmigen. Die vollständige Genehmigung wird in einem digitalen Audit Trail festgehalten, sodass man immer auf die Registrierung zurückblicken kann.

Automatische Bearbeitung von Unstimmigkeiten

Das geht wie folgt:

  • Wenn es eine „Unstimmigkeit“ gibt, generiert Ihr ERP-Paket einen Fehlerbericht.
  • Die Rechnung wird dem Unternehmen über den erweiterten Workflow von ISP-Invoice zur Bearbeitung vorgelegt oder bis zum Wareneingang zwischengeparkt.
  • Nachdem die Differenzen geklärt wurden und in ISP-Invoice eine Entscheidung über die Rechnung getroffen wurde, erfolgt die administrative Abrechnung automatisch.
  • Für die Bearbeitung von Abweichungen bei aufgegebenen Bestellungen können ebenfalls Routen angelegt werden, wobei für jede Rolle festgelegt wird, welche Abweichung sie genehmigen dürfen.

5. Digitales Archivieren von eingehenden Rechnungen

Dank des Rechnungsarchivs und des Audit Trails sparen Sie Zeit und Geld und erhalten Einblick in Ihre eingehenden Rechnungen.

Zeit und Platz sparen

Dank des digitalen Rechnungsarchivs von ISProjects sparen Sie viel Zeit bei der Speicherung und dem Abruf von eingehenden Rechnungen. Darüber hinaus können Sie mit der Zustimmung Ihres Steuerprüfers alle eingehenden Rechnungen nach dem Scannen wegwerfen. So sparen Sie außerdem noch Platz im Archiv.

Ein integriertes sicheres Archiv

ISP-Invoice verfügt über ein integriertes Archiv, mit dem jede Rechnung schnell anhand von erweiterten Suchkriterien gesucht werden kann. Die Sicherheit des Archivs stellt sicher, dass nur die Rechnungen angezeigt werden, für die man autorisiert ist. Außerdem wird pro Rechnungszeile die komplette Genehmigungsweg angezeigt.

Rechnungen in Ihrem ERP-/Finanzpaket aufrufen

Das digitale Archiv ist vollständig in die meisten ERP- und Finanzpakete integriert. Bei der Abfrage von ausstehenden Rechnungen eines Kreditors ist es dann möglich, die digitale Rechnung und den Audit Trail auf Knopfdruck einzusehen. Je nach ERP-Paket ist dies auch bei Abruf der Historie der Unterlagen, bei Abruf der Hauptbuchmutationen und bei Abruf und Mutation der Zahlungsavis-Liste möglich.

Vollständige Integration mit ERP- und Finanzsystemen

Die Software von ISProjects ist vollständig in Ihr ERP- oder Finanzsystem integriert. Wir verfügen über eine umfangreiche Palette von Standardverknüpfungen mit mehreren führenden Systemen. Dadurch entsteht vorab ein klares Bild von den Kosten und der Durchlaufzeit, ohne langwierige Entwicklungsprozesse.

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