Grand gain en efficacité et réduction considérable du délai de traitement des factures entrantes Infor LN - ISProjects - Factuurverwerking
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Grand gain en efficacité et réduction considérable du délai de traitement des factures entrantes Infor LN

Accroissement de l’efficacité et amélioration de la qualité grâce au traitement numérique des factures !

Mise en œuvre et acceptation flexible

Frank van Beers, Responsable comptabilité et service clientèle chez Hero Benelux : “Nous souhaitions accroître notre efficacité dans le domaine de l’administration financière. En outre, nous souhaitions effectuer un bond qualitatif. Alors que souvent par le passé, il fallait régulièrement demander une copie d’une facture, celles-ci sont désormais consignées dès leur arrivée. Le temps gagné peut désormais être consacré à des « tâches de gestion » plutôt qu’à l’enregistrement. La mise en œuvre s’est très bien déroulée. Une bonne préparation est dès lors d’une importance capitale. Nous avions mis en place un plan clair avec des échéances réalistes. Les tests ont constitué l’étape la plus importante. Tous les scénarios imaginables ont été pris en considération. L’administration financière complète a été impliquée dans le projet, ce qui nous a permis de générer un large soutien. Les utilisateurs ont été formés individuellement. La formation n’a même pas duré 10 minutes, car le programme est très facile à utiliser. Grâce à la formation individuelle, l’acceptation de la numérisation au sein de l’organisation a été très élevée ; pratiquement tout le monde est enthousiaste, ce qui est quand même inhabituel pour un changement. Une semaine avant la mise en service, nous avons informé les fournisseurs de la numérisation. Ceux-ci ont directement adapté leurs systèmes et nous recevons désormais environ 95 % des factures de manière numérique !”



Compréhension des factures

“Les collaborateurs administratifs ont remarqué que les activités ont changé. Auparavant, il fallait souvent appeler pour obtenir une copie d’une facture à la suite de mises en demeure, maintenant, cela n’arrive pratiquement plus. Ils peuvent désormais prêter davantage d’attention à la gestion des créanciers et des débiteurs. Cela a rendu le travail plus intéressant. Les autres collaborateurs de l’organisation nous complimentent également souvent. Les factures sont vite disponibles et claires pour les utilisateurs et ils sont activés par la fonction courrier électronique pour autoriser les factures. La fonction-conseil notamment revêt une très grande importance. Grâce à une opération très simple, un collègue peut demander conseil avant d’approuver une facture. L’explication est directement saisie dans le système. En outre, nous savons aujourd’hui très clairement où se situe une facture dans l’organisation. Le délai de traitement pour l’autorisation des factures a très certainement été réduit de 50 % ! Désormais, les utilisateurs n’ont plus l’utilité de copier chaque facture. Il suffit de faire une recherche numérique”, explique Van Beers.





Successtory

Mise en œuvre flexible et gains d'efficacité clairs grâce au traitement numérique des factures!

Frank van Beers - Responsable comptabilité et service clientèle, Hero Benelux



Efficacité et contrôle

“EL’un des grands avantages est qu’il est possible d’aborder la facture sous divers angles. La facture est désormais directement disponible que cela soit depuis l’administration des créanciers ou depuis le grand livre. C’est notamment important en fin de période. Grâce aux flux de processus, tout le monde doit respecter le routage, ce qui accroît la qualité de l’administration et favorise le contrôle interne. Le contrôle interne en ce qui concerne les autorisations est grandement amélioré. Grâce aux paramètres de flux de travail, le processus d’autorisation est réglé de la manière la plus optimale. Les factures peuvent uniquement être autorisées par des personnes autorisées. C’est d’une grande utilité lors des contrôles comptables. En outre, le gain d’efficacité est considérable grâce à l’organisation totale. La fonction d’enregistrement (cachet comptable, numéro de créancier, numéro de pièce comptable, compte grand livre, approbateur, date, etc.) est presque entièrement remplacée par le processus automatique. Autre grand avantage : l’archive numérique. Les factures sont vite disponibles et ne se perdent pas dans l’organisation. Bien entendu, il importe toujours de chercher des optimisations. Au cours des prochains mois, nous allons dresser l’inventaire en interne des améliorations encore possible!”, conclut Van Beers.


Hero Benelux fait partie du Hero Group établi en Suisse et actif en Europe, en Amérique du Nord, au Moyen-Orient, en Afrique, en Asie centrale et en Extrême-Orient. Le siège de Hero Benelux est établi à Breda. L’entreprise aspire à une organisation transparente et durable avec des produits de marque de grande qualité. Hero Benelux travaille à cette fin avec Hero Group et d’autres partenaires pour agrandir les connaissances, la force d’innovation et les possibilités de croissance. Elle souligne l’importance de la durabilité et met des politiques actives en œuvre
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