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Traitement automatique des factures logistiques et de coûts entrantes

ISP-Invoice, c’est quoi exactement ?

ISP-Invoice est un logiciel intelligent qui traite automatiquement vos factures logistiques et de coûts dans votre système ERP ou financier. Le gain de temps est considérable, car le traitement manuel des factures numériques et papier est laborieux et complexe.

Les avantages du traitement numérique des factures

Avec ISP-Invoice, le traitement complet de vos factures devient un processus numérique rationnel. Grâce au traitement progressif automatique des factures papier ou numériques, vous êtes toujours au courant de l’état actuel de chaque facture. De ce fait, vous ne perdez plus jamais une facture et pouvez les retrouver et les consulter quel que soit le lieu ou le moment. Vous réalisez jusqu’à 70% d’économie et bénéficiez de bien d’autres avantages.

1. Lecture de factures électroniques et papier

Bien que toujours plus d’entreprises envoient des factures au format numérique, une grande partie d’entre elles sont encore toujours envoyées sur papier. Vous pouvez donc traiter les factures par numérisation et par facturation électronique.

Traitement de factures papier

L’administration des créditeurs numérise les factures papier entrantes par jour dans un ou deux lots.

Les factures arrivent automatiquement dans le logiciel de reconnaissance. Après un contrôle rapide, les factures sont tout simplement transférées vers ISP-Invoice pour la poursuite du traitement.

Traitement de factures PDF

Les factures PDF sont lues automatiquement d’une ou de plusieurs boîtes de messagerie et enregistrées dans un répertoire fixe. Ensuite, elles sont importées à l’étape ‘reconnaissance factures’. De là, les factures peuvent être transférées facilement vers ISP-Invoice pour la poursuite du traitement.

Traitement de factures électroniques

Les factures au format XML, EDI, CVS ou TXT sont reçues et traitées automatiquement. Les factures d’ordres d’achat qui concordent immédiatement avec la réception de marchandises sont comptabilisées et mises en paiement de manière entièrement automatique. Un flux de travail avancé vous aide à approuver les factures de coûts.

2. Reconnaissance d’informations au niveau de titres et de lignes

La solution de numérisation vous permet de numériser facilement le flux de factures papier et PDF.

Reconnaissance Free Forms des données de facture

Le logiciel de reconnaissance est basé sur des Free Forms au lieu de modèles.

Avec des modèles, vous devez créer un modèle pour chaque fournisseur en indiquant l’emplacement des informations sur la facture. Avec des Free Forms, peu importe l’emplacement des informations, car le logiciel effectue une recherche intelligente sur la base d’une liste de synonymes. L’expérience montre qu’il est possible de réaliser un pourcentage de reconnaissance.de 70% à 90%.

Reconnaissance intelligente au niveau de titres et de lignes

Les données, telles que fournisseur, montant de facture, date de facture, numéro(s) de commande, montant total, TVA, code de TVA et devise, sont reconnues automatiquement. Il est également possible de reconnaître automatiquement des lignes de facture, où des informations sont reconnues automatiquement pour chaque ligne, telles que le numéro d’article, la quantité ou le prix de l’article.

À l’aide de nombreuses validations automatiques, vous pouvez compter sur une reconnaissance fiable. Songez à des contrôles tels que ‘prix x quantité = sous-total’ ou ‘total tous les sous-totaux = montant total hors TVA’. Il est également possible de définir des règles spécifiques à chaque fournisseur.

3. Traitement des factures logistiques et de coûts par mise en concordance automatique

Les factures dans ISP-Invoice peuvent être traitées par la mise en concordance automatique de factures logistiques ou par un flux de travail avancé pour l’approbation de factures de coûts.

Mise en concordance automatique de factures logistiques

Nous offrons une intégration complète avec la fonction de mise en concordance automatique. Via une interface, les données de facture pertinentes dans votre progiciel ERP sont mises en concordance. Nous avons acquis de l’expérience dans la création de liens pour le traitement numérique de factures avec différents systèmes.

Via une interface intégrée, les factures sont soumises automatiquement à votre progiciel ERP à des fins de mise en concordance. Là, le montant total de la facture est mis en concordance avec le solde des positions de marchandises des numéros de commande sur la facture pour laquelle une facture doit encore être reçue. Si ces deux montants s’équilibrent et sont inférieurs ou égaux au solde des ordres d’achat, la facture est comptabilisée automatiquement.

Outre la mise en concordance par montant total, il est également possible de mettre en concordance par ligne. Cela présente l’avantage de pouvoir mettre en concordance des factures partielles et de constater rapidement des différences de prix au niveau de lignes.

4. Approbation numérique de factures entrantes

Dans ISP-Invoice, vous pouvez automatiser la gestion du flux de travail pour l’approbation automatique. AdvancedRouting permet de créer des routages standard adaptés à votre organisation et prend en charge plusieurs limites de procuration.

Avec des factures récapitulatives, la facture est divisée et chaque gestionnaire de budget peut approuver sa (ses) propre(s) ligne(s) de facture. L’approbation complète est enregistrée dans une piste d’audit numérique et peut être consultée à tout moment.

Traitement automatique des discordances

Cela a lieu comme suit:

  • En cas de discordance, votre progiciel ERP génère un rapport d’erreur.
  • Via le flux de travail avancé d’ISP-Invoice, la facture est soumise à l’organisation à des fins de traitement ou préenregistrée temporairement jusqu’à la réception des marchandises.
  • Après avoir expliqué les différences et pris une décision sur la facture dans ISP-Invoice, le règlement administratif a lieu automatiquement.
  • Il est également possible de créer des routages pour le traitement des différences sur des ordres d’achat, où il est défini jusqu’à quel écart chaque fonction a le droit d’approuver.

5. Archivage numérique de factures entrantes

Grâce à l’archive de factures et à la piste d’audit, vous gagnez du temps, de l’argent et avez une vision claire de vos factures entrantes.

Gagnez du temps et de la place

Grâce à l’archive numérique de factures d’ISProjects, le processus de classement et de recherche de factures entrantes est beaucoup plus rapide. Après accord de votre inspecteur des impôts, vous pouvez jeter toutes les factures entrantes après leur numérisation et réduisez donc aussi l’espace d’archivage.

Une archive protégée intégrée

ISP-Invoice dispose d’une archive intégrée permettant de rechercher rapidement chaque facture souhaitée avec des critères de recherche avancés. Grâce à la protection de l’archive, seules les factures auxquelles chaque fonction peut accéder s’affichent. Le routage d’approbation complet s’affiche également pour chaque ligne de facture.

Affichage de factures dans votre progiciel ERP/financier

L’archive numérique fonctionne de manière entièrement intégrée avec la plupart des progiciels ERP et financiers. Pour l’affichage des factures impayées d’un créditeur, il est donc possible de consulter la facture numérique et la piste d’audit d’une seule pression sur le bouton. Selon le progiciel ERP, cela est également possible en affichant l’historique des documents, en affichant les mutations de grand-livre et en affichant et en mutant la liste des avis de paiement.

Intégration complète avec des systèmes ERP et financiers

Le logiciel d’ISProjects est entièrement intégré avec votre système ERP ou financier. Nous disposons d’une offre étendue de liens standard avec les principaux systèmes. Ainsi, vous avez une bonne idée préalable des coûts et du délai, sans processus de développement de longue durée.

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