AEB Amsterdam werkt efficiënter met behulp van ISP-Invoice

AEB Amsterdam werkt efficiënter met behulp van ISP-Invoice

AEB Amsterdam werkt efficiënter met ISP-Invoice

Efficiënter werken dankzij digitalisering!

Je ziet het al van verre liggen. Hoog torenen twee schoorstenen boven het industriegebied uit, waar AEB Amsterdam (v.h. het Afval Energie Bedrijf) is gevestigd. Het lijkt erop dat de schoorstenen waterdamp uitspugen en voor 99,9 procent is dat ook zo. Want van de kolossale hallen die de pilaren omhullen wordt een derde gebruikt om afval te verwerken en tweederde om de rookgassen chemisch, elektrostatisch en met filters te reinigen. Er is AEB – zeker nadat het in 2014 van de gemeente Amsterdam werd losgekoppeld en in een zelfstandige NV werd ondergebracht – veel aan gelegen om haar werk goed en efficiënt te doen. Om deze reden ook is de verwerking van jaarlijks 18.000 inkomende facturen in 2011 gedigitaliseerd. Met een op maat gesneden applicatie, die ISP-Invoice heet. Wij vroegen financieel manager Floris van Loon van AEB naar zijn ervaringen met de applicatie.

Eerst wat achtergrondinformatie. AEB gaat terug tot 1877 toen de dienst Stadsreiniging werd opgericht. Sinds 1993 verwerkt het op de huidige plek in Amsterdam-West het meeste afval van Amsterdam en omliggende gemeenten waaronder Haarlemmermeer, Haarlem, Amstelveen en Purmerend. Dagelijks storten 600 vrachtwagens hun afval in een enorme bunker. Vervolgens wordt het in een trechter geschept, die het afval naar de verbrandingsvloer leidt waar het spontaan verbrandt door de al aanwezige vurige massa. Met het vuur wordt stoom gemaakt en via een turbine en generator levert dit elektriciteit op. Voorts wordt in samenwerking met Nuon gewerkt aan een stadswarmte-netwerk, waar nu 22.000 woningen mee worden verwarmd en in de nabije toekomst 60.000 woningen of meer.

Successtory

ISProjects bood een gunstige prijs en de oplossing paste precies bij de wensen van AEB’

Floris van Loon - Financieel Manager AEB

Het restant na verbranding, dat vooral bestaat uit grond, ijzer, non-ferro metalen maar soms zelfs een heel klein beetje zilver en goud – wordt uitgeplozen. Wat dan nog overblijft, het bodemas, wordt gebruikt als opvulling onder wegen en dijklichamen. Daarnaast verbrandt AEB rioolslib en er wordt gewerkt aan een scheidingsinstallatie, waar plastics, papier, metalen en drankenkartons en GFT uit het afval worden gescheiden. Een deel van het plastic kan worden geleverd aan een fabrikant, die dat gebruikt bij bijvoorbeeld de productie van Senseo-apparaten. En van de GFT-fractie kan groengas gemaakt worden, die aan het net kan worden geleverd, vertelt Floris van Loon niet zonder trots.

Om een idee te geven van de omvang van het bedrijf: jaarlijks verwerkt AEB 1,4 miljoen ton afval. Het is daarmee het grootste afvalverwerkingsbedrijf op één locatie in de wereld. Om een beter rendement te verkrijgen is in 2007 de Hoogrendement Centrale gebouwd, waarvoor wereldwijd veel belangstelling bestaat. Op dit moment werken bij AEB het klokje rond, zeven dagen per week en 365 dagen per jaar 400 mensen.

18.000 Facturen

De belasting op de apparatuur waarmee het afval wordt verwerkt is zodanig, dat hier veel onderhoud en nieuw werk mee is gemoeid. Dit levert AEB jaarlijks 18.000 inkomende facturen op die in één administratie van JD Edwards terecht komen. AEB heeft enige tijd geleden een volledige JD Edwards Upgrade geïmplementeerd. Een logische vervolgstap was een oplossing voor digitalisering van de inkomende factuurverwerking aan het systeem te koppelen om enkele knelpunten in de administratie op te lossen.

Floris van Loon: “Doordat facturen niet altijd direct bij de financiële afdeling werden aangeleverd en doordat budgethouders zelf naar de administratie moesten komen om hun facturen in te zien duurde het vaak te lang voordat de facturen werden uitbetaald. Wij wilden daarom de factuurverwerking digitaliseren, zodat wij deze sneller konden verwerken en digitaal voor goedkeuring konden aanleveren bij de budgethouders, c.q. goedkeurders.”

AEB Amsterdam logo

“Allereerst hebben wij aan de hand van informatie van organisaties die hun inkomende facturen al digitaliseren en publicaties op internet een lijst gemaakt van onze eisen en wensen. Al snel bleek dat slechts enkele leveranciers alle drie de verschillende procesgangen die wij wensen konden bieden. Wij verwerken namelijk directe kostenfacturen, zoals bijvoorbeeld de waterschapsbelasting en facturen die tegen een order afgeboekt worden, zoals advies van derden. Tenslotte hebben we facturen die 3-way matchen, dus tegen zowel order als ontvangstbevestiging. Dit geldt bijvoorbeeld bij bestellingen van reserve-onderdelen die op een later tijdstip worden geleverd.”

ISP-Invoice

AEB zocht daarbij naar ‘Proven Technology’. De oplossing moest al draaien op een JD Edwardsomgeving in Nederland. Van vier aanbieders bleven uiteindelijk twee partijen over. Deze twee aanbieders hebben voor ons speciale ‘Proof of concept’ gemaakt. Eén partij had een heel mooi programma, maar dit was voor AEB te omvangrijk, aldus Van Loon.

Het werd dus ISP-Invoice. Dit pakket was al in gebruik bij andere ISProjects-klanten, die zich er positief over uitlieten. Het pakket scant de facturen in met behulp van slimme herkenningssoftware waardoor factuur- en ordergegevens worden opgehaald. Uiteraard levert dit bij sommige facturen nog wel fouten op, maar die zijn eenvoudig te herstellen door ISP-Invoice te ‘leren’ waar de relevante gegevens op een bepaalde factuur lay-out te vinden zijn.

Over de samenwerking met ISP-Projects

“ISProjects bleek overigens een vlot schakelende partner. Ik vond het vooral erg prettig dat we zakelijk best scherp konden zijn, terwijl op het persoonlijke vlak alles heel soepel bleef lopen. Het project werd bovendien binnen de tijd en binnen het budget afgesloten. De implementatie is overigens voor twee afdelingen gezamenlijk met ISProjects verricht; de overige afdelingen zijn door de AEB-mensen zelf ingericht. En het resultaat is prima. De verwerkingstijd van de inkoopfacturen is sterk gereduceerd. De doorlooptijd is dan ook veel korter geworden. We betalen nu conform de inkoopvoorwaarden exact na 30 dagen. Het pakket is ook heel stabiel: het draait al jaren foutloos en ononderbroken”, vertelt Floris van Loon. AEB heeft er bewust voor gekozen om geen servicepakket bij ISProjects af te sluiten en dat is ook niet nodig gebleken”, aldus van Loon. “Met minimale hulp van ISProjects lossen we voorkomende issues op”.

De toekomst

De volgende stap wordt voor AEB is een verdere digitalisering van de administratie. “Uiteindelijk willen we alleen nog met e-facturen gaan werken. Op dit moment kunnen de leveranciers dit echter nog niet aan. En we willen gaan werken met automatische koppeling van factuur- aan orderregels. ISP-Invoice kan dit wel aan, maar het vraagt erg veel accuratesse van AEB en van de leverancier”.

Je zou kunnen veronderstellen dat een en ander ook gevolgen heeft voor de werkgelegenheid. Dat van de 3 man personeel op de afdeling er wel een of twee naar huis kan worden gestuurd. Maar dat is niet zo. Floris van Loon: “Door de verzelfstandiging in 2014 hebben we er veel taken bij gekregen. Daar konden we de vrijgekomen mankracht goed voor gebruiken. In de praktijk is ons werk dus minder saai en gewoon veel leuker geworden”.

Floris, Finance medewerker bij AEB Amsterdam

Wilt u meer weten over digitale factuurverwerking of één van onze Customer Cases bekijken?


Deze site gebruikt cookies om informatie op te slaan ter verbetering van de gebruikerservaring. Door deze site te gebruiken accepteert u het privacy beleid (zie footer)
Annuleren