Soepele implementatie en merkbare efficiencyverbetering
Hero, een toonaangevende producent van voedingsmiddelen in de Benelux is sinds 2016 klant van ISProjects. Frank van Beers, Manager Accounting & Customer Service bij Hero Benelux: “We wilden graag een efficiency verbetering behalen binnen de financiële administratie. Daarnaast wilden wij graag een kwaliteitsslag maken. Waar in het verleden met regelmaat om kopie facturen gevraagd moest worden, liggen deze nu direct vast bij binnenkomst. De vrijgekomen tijd kan nu besteed worden aan “beheertaken” in plaats van registreren. De implementatie is uitstekend verlopen. Een goede voorbereiding is daarbij van essentieel belang.
Met ISP-Invoice wordt uw volledige factuurverwerking een gestroomlijnd, digitaal proces. Papieren of digitale facturen worden automatisch stapsgewijs verwerkt zodat u altijd inzicht heeft in de actuele status van iedere factuur. Hierdoor raakt u nooit meer een factuur kwijt, en kunt u deze overal en altijd vinden en inzien. Dat levert een kostenbesparing op tot wel 75% procent, en nog veel meer andere voordelen.
Op donderdag 17 september organiseren wij een online ontbijtsessie vanachter uw eigen bureau. Thuis of vanaf het kantoor. Tijdens deze sessie krijgt u een voorproef van hoe onze oplossingen uw processen nog beter kunnen digitaliseren én kunt u sparren met financiële collega’s van andere food bedrijven.
Scannen, herkennen en verwerken – eenvoudig en snel
Onze ISP-mailapplicatie leest automatisch uw mailboxen uit. De facturen worden automatisch opgeslagen op een centrale plek waar de informatie verder wordt herkend en verwerkt.
Facturen via de post ontvangen? Nadat deze zijn gescand, herkent onze software automatisch alle relevante informatie. Deze informatie wordt direct omgezet in data die uw eigen systeem herkent en medewerkers kunnen de facturen gemakkelijk opzoeken in een digitaal factuurarchief.
Facturen kwijtraken is verleden tijd!
Digitale factuurverwerking volgens ISProjects in 5 stappen
1. Inlezen van elektronische en papieren facturen
Digitale facturen worden door de ISP-mailapplicatie automatisch uit een of meerdere mailboxen gedownload. Papieren facturen worden door een medewerker gescand. Alle facturen worden automatisch op een centrale plek automatisch opgeslagen en verwerkt in de herkenningssoftware.
Ook elektronische facturen in bijvoorbeeld XML, EDI, UBL formaat worden automatisch ontvangen en verwerkt.
2. Herkennen van informatie op kop- en regelniveau
De software van ISProjects werkt met Free Forms-herkenning. Met deze intelligente software worden invoervelden op de opgeslagen facturen zoals leverancier, factuurbedrag, factuurdatum en ordernummer(s) automatisch herkend. Hierdoor hoeft u geen aparte templates te gebruiken per leverancier.
Als alternatief voor het scannen en herkennen kunnen facturen ook volledig elektronisch worden ontvangen en verwerkt via e-Invoicing.
3. Verwerking facturen door automatisch interfacen
Nadat de relevante informatie in een logistieke factuur is herkend, wordt deze via een interface aangeboden in uw ERP-pakket voor een volledig geautomatiseerde matching op totaalbedrag en regelniveau. Ook mismatches worden op deze manier automatisch herkend en afgehandeld.
Kostenfacturen worden net als logistieke facturen na herkenning van de factuurinformatie automatisch verder verwerkt. ISP-invoice automatiseert de goedkeuring van (verzamel)facturen in uw workflow.
4. Digitaal goedkeuren van inkomende facturen
De goedkeuring van kostenfacturen en niet-gematchte logistieke facturen verloopt in ISP-invoice automatisch. De geavanceerde workflow splitst facturen zodat budgethouders hun eigen factuurregels goedkeuren. De gehele goedkeuring is vastgelegd in een audit trail die altijd inzichtelijk is.
Ook elektronische facturen in bijvoorbeeld XML, EDI, UBL formaat worden automatisch ontvangen en verwerkt.
5. Digitaal archiveren van inkomende facturen
Alle facturen worden opgeslagen in een digitaal archief waar op basis van geavanceerde zoekcriteria eenvoudig facturen kunnen worden opgezocht. De beveiliging van het archief zorgt ervoor dat alleen medewerkers met de juiste autorisatie specifieke factuurinformatie kunnen inzien. Dat betekent volledige transparantie met complete veiligheid. Het digitaal archief is beschikbaar binnen uw finaniceel of ERP systeem.
Lees onze referenties
Grotere efficiëncy en kortere doorlooptijd
De doorlooptijd van de fiattering van de facturen is zeker met 50% verkort! Gebruikers zien nu ook niet meer de noodzaak om te kopiëren.
Volledige integratie en goede samenwerking
De implementatie en roll out naar de verschillende vestigingen in Nederland, België en Frankrijk is goed afgerond. De samenwerking met Cadran en ISProjects verliep zeer soepel.
Volledige integratie en snelle implementatie
Op het hoofdkantoor in Tilburg merken we nu dat wij tijd overhouden voor andere zaken. Iedereen kan zich nu meer richten op de kerntaken en dat is efficiënt.
ISProjects integreert ook met úw ERP systeem
Om u een maximaal rendement op uw investering te garanderen biedt ISProjects een volledige integratie met de volledige automatische matching functie. Via een interface worden de relevante factuurgegevens automatisch in uw ERP pakket voor matching aangeboden.
