Geautomatiseerd Factuurverwerkingsproces - Groothandel - ISProjects - Factuurverwerking Geautomatiseerd Factuurverwerkingsproces - Groothandel - ISProjects - Factuurverwerking
ISProjects logo wit

Haalt u de top performer  status in finance status? 

Hoewel steeds meer bedrijven hun facturen digitaal versturen, moeten deze vaak nog steeds gedownload en geprint worden voordat ze verwerkt kunnen worden. Is uw factuurverwerking nog niet professioneel genoeg op een top verwerkingsresultaat te behalen?

Inboeken in het financieel systeem, controleren, routeren en archiveren – al deze handelingen kunnen geautomatiseerd worden met de scan en herken software van ISProjects.

Het resultaat? U bespaart tot 75% aan tijd, werkt 100% nauwkeurig en de archiefkast kan de deur uit!

Een efficient en effectief factuurverwerkingsproces

Wasco, een toonaangevende groothandel binnen de installatiebranche, is sinds 2017 klant van ISProjects. Maartje Griepsma, Hoofd projecten en ontwikkeling vertelt: “Bij Wasco werden alle binnenkomende digitale facturen uitgeprint en daarna intern verspreid. Bij een vraag over de inhoud of betaling werd de factuur weer gescand en via de mail naar de betreffende afdeling of leverancier gestuurd. Met 110.000 facturen per jaar was dat een omslachtig, tijdrovend en onoverzichtelijk proces.

Inmiddels is er veel veranderd. Binnenkomende facturen worden nu automatisch door ISP-Invoice uit de e-mailbox doorgezet naar een centrale plek. De software herkent de informatie op de factuur en koppelt deze direct met de informatie die beschikbaar is in het financiële systeem. Kostenfacturen worden snel geboekt en automatische matching van inkoopfacturen bespaart veel tijd. Staat er een nieuwe factuur klaar voor goedkeuring, dan krijgt de medewerker hier automatisch bericht van.

Op vrijdag 7 november organiseren wij een roundtable ontbijtsessie in Utrecht. Tijdens deze sessie krijgt u de kans om met collega’s uit de wholesale te sparren over het efficiënt en effectief inrichten van accounts payable.

Scannen, herkennen en verwerken – eenvoudig en snel

Onze ISP-mailapplicatie leest automatisch uw mailboxen uit. De facturen worden automatisch opgeslagen op een centrale plek waar de informatie verder wordt herkend en verwerkt.

Facturen via de post ontvangen? Nadat deze zijn gescand, herkent onze software automatisch alle relevante informatie. Deze informatie wordt direct omgezet in data die uw eigen systeem herkent en medewerkers kunnen de facturen gemakkelijk opzoeken in een digitaal factuurarchief.

Facturen kwijtraken is verleden tijd!

Digitale factuurverwerking volgens ISProjects in 5 stappen

1. Inlezen van elektronische en papieren facturen

Digitale facturen worden door de ISP-mailapplicatie automatisch uit een of meerdere mailboxen gedownload. Papieren facturen worden door een medewerker gescand. Alle facturen worden automatisch op een centrale plek automatisch opgeslagen en verwerkt in de herkenningssoftware.

Ook elektronische facturen in bijvoorbeeld XML, EDI, UBL formaat worden automatisch ontvangen en verwerkt.

2. Herkennen van informatie op kop- en regelniveau

De software van ISProjects werkt met Free Forms-herkenning. Met deze intelligente software worden invoervelden op de opgeslagen facturen zoals leverancier, factuurbedrag, factuurdatum en ordernummer(s) automatisch herkend. Hierdoor hoeft u geen aparte templates te gebruiken per leverancier.

Als alternatief voor het scannen en herkennen kunnen facturen ook volledig elektronisch worden ontvangen en verwerkt via e-Invoicing.

3. Verwerking facturen door automatisch interfacen

Nadat de relevante informatie in een logistieke factuur is herkend, wordt deze via een interface aangeboden in uw ERP-pakket voor een volledig geautomatiseerde matching op totaalbedrag en regelniveau. Ook mismatches worden op deze manier automatisch herkend en afgehandeld.

Kostenfacturen worden net als logistieke facturen na herkenning van de factuurinformatie automatisch verder verwerkt. ISP-invoice automatiseert de goedkeuring van (verzamel)facturen in uw workflow.

4. Digitaal goedkeuren van inkomende facturen

De goedkeuring van kostenfacturen en niet-gematchte logistieke facturen verloopt in ISP-invoice automatisch. De geavanceerde workflow splitst facturen zodat budgethouders hun eigen factuurregels goedkeuren. De gehele goedkeuring is vastgelegd in een audit trail die altijd inzichtelijk is.

Ook elektronische facturen in bijvoorbeeld XML, EDI, UBL formaat worden automatisch ontvangen en verwerkt.

5. Digitaal archiveren van inkomende facturen

Alle facturen worden opgeslagen in een digitaal archief waar op basis van geavanceerde zoekcriteria eenvoudig facturen kunnen worden opgezocht. De beveiliging van het archief zorgt ervoor dat alleen medewerkers met de juiste autorisatie specifieke factuurinformatie kunnen inzien. Dat betekent volledige transparantie met complete veiligheid. Het digitaal archief is beschikbaar binnen uw finaniceel of ERP systeem.

Lees onze customer cases

Vihamij

Controle over en inzicht in status van de facturen

Zowel de snelheid van de factuurverwerking als de controle is enorm verbeterd. Voorheen duurde het vrij lang voordat wij een foutieve factuur uitgezocht hadden.

ISProjects-customer-case---Wasco

Facturen efficiënt verwerken in Bestmate van Pantheon

Bij Wasco werden alle 110.000(!) binnenkomende digitale facturen uitgeprint en daarna intern verspreid, een omslachtig, tijdrovend en onoverzichtelijk proces.

Volledige integratie en snelle implementatie

Op het hoofdkantoor in Tilburg merken we nu dat wij tijd overhouden voor andere zaken. Iedereen kan zich nu meer richten op de kerntaken en dat is efficiënt.

De vier kernwaarden van ISProjects

ISProjects - plug and play
Plug-and-Play
ISProjects - turnkey
Turnkey Solutions
ISProjects - fixed price
Fixed Price
ISProjects - partnership
Partnership

De standaard interfaces van ISProjects garanderen een snelle en probleemloze implementatie met weinig inspanning aan uw kant.

ISProjects neemt altijd de volledige projectverantwoordelijkheid. Van het scannen tot het betaalbaar stellen van de inkomende factuur.

Volledige duidelijkheid over wat u krijgt tegen welke prijs en geen verrassingen achteraf. Standaard bij de oplossingen van ISProjects.

Wij gaan verder dan alleen het leveren en implementeren van software. Met ons best practice proces optimaliseren wij uw processen.

ISProjects integreert ook met úw ERP systeem

Om u een maximaal rendement op uw investering te garanderen biedt ISProjects een volledige integratie met de volledige automatische matching functie. Via een interface worden de relevante factuurgegevens automatisch in uw ERP pakket voor matching aangeboden.

Microsoft Dynamics 365
ISProjects - MD AX
ISProjects - MD NAV
Infor m3 LN Baan
Deze site gebruikt cookies om informatie op te slaan ter verbetering van de gebruikerservaring. Door deze site te gebruiken accepteert u het privacy- en cookie reglement. Deze documenten vind u terug in de footer van de website. op de pagina https://www.isprojects.nl/nl/cookies-instellingen/ kunt u instellen welke cookies u wel of niet wilt accepteren. Wilt u helemaal geen cookies accepteren? Dan moet u de button in deze cookiemelding negeren.
Annuleren