Landingspagina Factuurverwerkingsproces - ISProjects - Factuurverwerking

Landingspagina Factuurverwerkingsproces

Een factuurverwerkingsproces: Hoe zit dat?

Factuurverwerking is een tijdrovend en complex proces. Wanneer er gesproken wordt over het factuurverwerkingsproces dan gaat het vaak over de verwerking van inkomende facturen. Het is een proces dat bij kleine bedrijven relatief eenvoudig is maar bij grotere bedrijven al snel erg gecompliceerd kan worden.

Facturen die te laat worden betaald of waarbij een foutief bedrag wordt overgemaakt kunnen de zakelijke relaties en reputatie van een bedrijf schaden. Het is daarom van groot belang om binnen een bedrijf over een goed factuurverwerkingsproces te beschikken.

Wat voor type facturen kunnen er binnen komen?

Papieren Facturen

De crediteurenadministratie of een receptioniste scant de inkomende papieren facturen per dag in één of twee batches. De facturen komen automatisch in de herkenningssoftware terecht. Na een snelle controle worden de facturen eenvoudig doorgezet naar ISP-Invoice voor verdere verwerking.

Facturen in PDF

Facturen die per mail binnen komen, vaak in een pdf-bestand, kunnen door een ISP mail applicatie automatisch uitgelezen worden. De ISP mail applicatie leest automatisch één of meerdere mailboxen uit met bijvoorbeeld de naam facturen@naamklant.nl. De bijlagen worden dan automatisch opgeslagen op een vaste directory. Van hieruit kunnen ze in de stap “herkennen facturen” van IDT worden geïmporteerd. Tevens stuurt de applicatie automatisch een e-mail naar de leverancier dat de factuur is ontvangen en in behandeling wordt genomen.

Facturen in EDI / XML / CSV

Ook is het mogelijk om elektronische facturen in bijv. EDI / XML / CSV formaat automatisch te verwerken. Deze worden óf door de leverancier in het juiste formaat aangeleverd óf er vindt eenmalig een “mapping” plaats naar het interne ISP-Invoice formaat. Vervolgens kunnen deze facturen zonder enige handeling volledig automatisch verwerkt worden.

Hoe worden facturen herkend?

De herkenning wordt uitgevoerd op basis van Free Forms. Dit biedt het grote voordeel dat medewerkers niet voor iedere leverancier een template hoeven aan te maken. Na de herkenning valideert een medewerker de herkende data. Hij of zij heeft hierbij de beschikking over een ‘drag and drop’-functie.

Niet of niet volledig herkende velden kunnen met behulp van één muisklik eenvoudig aangepast worden. Het systeem onthoudt de aangegeven opbouw van facturen van veel voorkomende leveranciers. Deze facturen worden in het vervolg feilloos herkend. Na het valideren geeft het systeem de facturen vrij voor codering of automatische matching.

Hoe worden facturen elektronisch gearchiveerd?

Na de fase van herkenning archiveert het systeem de factuur automatisch. Hierdoor wordt het tijdrovende, handmatig archiveren en bijbehorende kostbare archiefruimte zelfs overbodig. Bij het verder verwerken van de factuur voegt ISP-Invoice extra informatie zoals kostenplaats of projectnummer automatisch toe aan de factuurindexen.

Het systeem houdt in de vorm van een digitale ”Audit Trail” bij welke medewerker in welke processtap, op welk moment de factuur heeft behandeld. En: wat is zijn of haar beslissing geweest? Met deze informatie heeft u volledig inzicht in alle relevante informatie over de factuur. Met de functie ‘Mijn Archief’ kunnen medewerkers op eenvoudige wijze zoeken naar facturen. Hierbij hebben ze de beschikking over circa twintig indexvelden om facturen op te zoeken.

Heeft u interesse om verder te praten?








Gelieve dit veld leeg te laten.