Vacansoleil richt zich als familiebedrijf op het aanbieden van campingvakanties. Bij Vacansoleil werken er een 10-tal medewerkers op de crediteurenafdeling. Het vele thuiswerken vanwege het Coronavirus heeft ertoe geleid dat Vacansoleil is afgestapt van de traditionele scanoplossing. Om de digitale factuurverwerking zo efficiënt mogelijk te laten verlopen is Vacansoleil overgestapt naar de geïntegreerde scanning tool SmartScan. Een groot voordeel is het multi-user aspect, waardoor meerdere mensen tegelijk kunnen samenwerken in de tool.
Systeem upgrade t.b.v. thuiswerken
Vacansoleil werkt al sinds 2016 naar tevredenheid met ISP-Invoice i.c.m. het ERP-systeem Exact Globe. Door hier nu de integratie met SmartScan aan toe te voegen wordt het digitale proces verder geoptimaliseerd. Het inleren van facturen kost namelijk tijd en kan in sommige gevallen complex zijn; de integratie van ISP-Invoice met SmartScan zorgt ervoor dat factuurherkenning geoptimaliseerd wordt waardoor inkoopfacturen steeds sneller verwerkt kunnen worden.
Stefan Roijackers en Margaret van VroenhovenImplementatie begeleid op afstand
In deze periode van thuiswerken blijft het begeleiden van deze overstap ook voor de consultants van ISProjects een bijzonder moment. Ivo Smulders, consultant bij ISProjects: “SmartScan is volledig remote geïmplementeerd. Dit betekent dat we het implementatieproces via videoconferencing doorlopen tot aan de dag dat we live gaan. We verspreiden daarbij de trainingssessies over meerdere dagdelen. In dit geval over twee weken omdat remote sessies intensiever zijn om te volgen. Na theorie over de scanning tool verwerkten we al snel de facturen van Vacansoleil zelf met SmartScan. Centraal staat het leren werken met de tool voor het gehele team. De gebruikers zitten zelf achter de knoppen om de factuurherkenning met SmartScan uit te leren voeren. Een functionele training over ISP-Invoice was dit keer niet nodig aangezien Vacansoleil hier al jaren mee werkt. Voor livegang sluiten we het implementatietraject af met het doorlopen van de technische details. Op de dag van livegang komen er veel meer nieuwe facturen aan bod om in te stellen waarna de implementatie naar tevredenheid is afgerond.
Stefan: “De livegang van SmartScan heb ik als applicatiebeheerder als zeer prettig ervaren. Ivo Smulders, ons bekend van eerdere implementaties, heeft ons hier fantastisch in bijgestaan. Voorheen was ik de enige persoon die de facturen door kon zetten naar ISP-Invoice, maar nu komen de facturen automatisch in ISP-Invoice terecht. Mijn collega’s kunnen deze direct inzien en oppakken zonder mijn tussenkomen.”
Werkwijze snel onder de knie
Ivo: ”Na livegang draag ik intern het stokje over aan onze afdeling Support voor eventueel verdere ondersteuning. Uit deze overdracht blijkt ook dat er sprake was van een mooie en snelle implementatie. We zijn erg benieuwd naar de gebruikerservaringen van Vacansoleil met SmartScan!”
De eerste bevindingen van de klant zijn al positief: “De eerste weken kostte het even wat meer tijd om facturen te coderen. Collega’s moesten zelf de gegevens invullen terwijl ik dit in het verleden voor hen verzorgde. Nu kunnen mijn collega’s via SmartScan de herkenning van factuurgegevens zelf optimaliseren. Ik zie er naar uit om ons proces nog verder te optimaliseren met behulp van ISP-Invoice in combinatie met SmartScan.”
Enorme stappen
Nu we een aantal weken met SmartScan werken merk ik al dat er enorme sprongen zijn gemaakt. Meer facturen komen vanuit de mailbox met de juiste gegevens in ISP-Invoice en mijn collega’s hebben de nieuwe werkwijze snel onder de knie
De overstap naar SmartScan heeft het thuiswerken voor de medewerkers van Vacansoleil vele malen eenvoudiger gemaakt. Wilt u ook meer gebruiksgemak in uw dagelijkse werkzaamheden op de crediteurenadministratie?
