Vacansoleil stapt over op SmartScan

Vacansoleil richt zich als familiebedrijf op het aanbieden van campingvakanties. Bij Vacansoleil werken er een 10-tal medewerkers op de crediteurenafdeling. Het vele thuiswerken vanwege het Coronavirus heeft ertoe geleid dat Vacansoleil is afgestapt van de traditionele scanoplossing. Om de digitale factuurverwerking zo efficiënt mogelijk te laten verlopen is Vacansoleil overgestapt naar de geïntegreerde scanning tool SmartScan. Een groot voordeel is het multi-user aspect, waardoor meerdere mensen tegelijk kunnen samenwerken in de tool.  

Systeem upgrade t.b.v. thuiswerken

Vacansoleil werkt al sinds 2016 naar tevredenheid met ISP-Invoice i.c.m. het ERP-systeem Exact Globe. Door hier nu de integratie met SmartScan aan toe te voegen wordt het digitale proces verder geoptimaliseerd. Het inleren van facturen kost namelijk tijd en kan in sommige gevallen complex zijn; de integratie van ISP-Invoice met SmartScan zorgt ervoor dat factuurherkenning geoptimaliseerd wordt waardoor inkoopfacturen steeds sneller verwerkt kunnen worden. 

Vorige maand is Vacansoleil live gegaan met SmartScan. Stefan Roijackers, applicatiebeheerder bij Vacansoleil: “De afgelopen maanden heeft het Coronavirus ons allemaal geraakt en zeker niet in de laatste plaats de reiswereld. Uiteraard hebben wij het volste begrip voor het feit dat mensen geacht werden thuis te blijven. Al is dat voor een bedrijf als Vacansoleil natuurlijk het laatste wat we willen. Wij willen mensen graag de vakantie van hun leven bieden en hopelijk kunnen wij dit ook snel weer volledig bewerkstelligen. Met het oog op de toekomst hebben wij besloten een aantal van onze systemen te upgraden. We hebben er onder andere voor gekozen SmartScan in onze ISP-Invoice omgeving te implementeren.”

Stefan Roijackers en Margaret van Vroenhoven

Implementatie begeleid op afstand

In deze periode van thuiswerken blijft het begeleiden van deze overstap ook voor de consultants van ISProjects een bijzonder moment. Ivo Smulders, consultant bij ISProjects: “SmartScan is volledig remote geïmplementeerd. Dit betekent dat we het implementatieproces via videoconferencing doorlopen tot aan de dag dat we live gaan. We verspreiden daarbij de trainingssessies over meerdere dagdelen. In dit geval over twee weken omdat remote sessies intensiever zijn om te volgen. Na theorie over de scanning tool verwerkten we al snel de facturen van Vacansoleil zelf met SmartScan. Centraal staat het leren werken met de tool voor het gehele team. De gebruikers zitten zelf achter de knoppen om de factuurherkenning met SmartScan uit te leren voeren. Een functionele training over ISP-Invoice was dit keer niet nodig aangezien Vacansoleil hier al jaren mee werkt. Voor livegang sluiten we het implementatietraject af met het doorlopen van de technische details. Op de dag van livegang komen er veel meer nieuwe facturen aan bod om in te stellen waarna de implementatie naar tevredenheid is afgerond. 

Stefan: “De livegang van SmartScan heb ik als applicatiebeheerder als zeer prettig ervaren. Ivo Smulders, ons bekend van eerdere implementaties, heeft ons hier fantastisch in bijgestaan. Voorheen was ik de enige persoon die de facturen door kon zetten naar ISP-Invoice, maar nu komen de facturen automatisch in ISP-Invoice terecht. Mijn collega’s kunnen deze direct inzien en oppakken zonder mijn tussenkomen.”