Een succesvolle implementatie is de eerste belangrijke stap in de adaptatie van een nieuwe factuurverwerking oplossing. Maar welke stappen zijn er nodig na de implementatie? Als de oplossing draait, de inkomende facturen digitaal verwerkt kunnen worden en de gebruikers dagelijks gaan werken met de software?
Train de Trainer
Met Josette Storm, projectmanager bij ISProjects, praten we over de werkwijze van ISProjects ná de implementatie. Josette: ‘ Eén van onze inrichters zet remote de ISP-Invoice applicatie live. De consultant begeleid de klant op de dag van livegang de gehele dag op locatie (tijdens COVID-19 is dat veelal remote). Een paar weken voor de live-gang geeft de consultant al een meerdaagse training aan de key-users.‘
De medewerkers van de crediteurenadministratie worden zo – on the job – up and running gemaakt. Josette licht toe: ’Wij hanteren hierbij het principe Train de Trainer. De klant wijst één of meerdere key-users van de crediteurenadministratie aan die door training van onze consultant, zijn of haar collega’s weer kan trainen. Een efficiënte en succesvolle trainingsmethode! Deze manier van trainen creëert ook draagvlak onder collega’s op andere afdelingen. Voor bijvoorbeeld goedkeurders van facturen, een belangrijke rol in het gehele verwerkingsproces van een factuur.’
Optimalisatieslag op de crediteurenafdeling
Onze projectmanagers adviseren klanten bij de implementatie om een optimalisatieslag in te plannen. Josette: ‘Ik adviseer bij mijn projecten de klant altijd om een optimalisatie consult in te plannen, ongeveer 3 tot 6 maanden na livegang. In de eerste maanden van het werken met een nieuwe oplossing krijg je vaak nieuwe inzichten. Soms zijn er bijvoorbeeld aanpassingen nodig in de werkwijze. Om te voorkomen dat er om fouten heen wordt gewerkt, kan de crediteuren administratie door meteen de oorzaak aan te pakken, een stuk efficiënter facturen verwerken. Om zo de gestelde doelen te behalen!’
“Testen, testen, testen. Zo behaal je de beste implementatie uitkomst wat de acceptatie van de oplossing versterkt.”
Hoe kun je de impact van een nieuwe oplossing zo laag mogelijk houden? Josette: ‘Je wilt de verandering van het volledig automatisch factureren en bijkomende werkwijzen zo makkelijk mogelijk laten verlopen. Daarom zorgen we ver voor livegang al dat we alle details in kaart hebben gebracht, samen met klant. Zo ben je verzekerd van een werkende integratie en een minimum aan foutieve routes.’
ERP-Integratie
Oriënteert u zich op een factuurverwerkingsoplossing, met een gedegen implementatie en training? ISProjects ondersteunt integraties met ERP-systemen als Dynamics 365, Microsoft AX/NAV, SAP, Infor en JD Edwards.
