Digitale Factuurverwerking: realiseer een tijdsbesparing tot wel 70% Digitale Factuurverwerking: realiseer een tijdsbesparing tot wel 70%

Invoice Management

Automatisch inkomende logistieke- en kostenfacturen verwerken

Wat is ISP-Invoice?

ISP-Invoice is slimme software die uw logistieke en kostenfacturen automatisch verwerkt in uw ERP- of financiële systeem. Dat scheelt tijd, want handmatige verwerking van digitale en papieren facturen is arbeidsintensief en onoverzichtelijk.

De voordelen van digitale factuurverwerking

Met ISP-invoice wordt uw volledige factuurverwerking een gestroomlijnd, digitaal proces. Papieren of digitale facturen worden automatisch stapsgewijs verwerkt zodat u altijd inzicht heeft in de actuele status van iedere factuur. Hierdoor raakt u nooit meer een factuur kwijt, en kunt u deze overal en altijd vinden en inzien. Dat levert een kostenbesparing op tot wel zeventig procent, en nog veel meer andere voordelen.

Digitale factuurverwerking volgens ISProjects in 5 stappen

Lees in 5 stappen hoe ISP-Invoice werkt. Liever zien? Bekijk dan deze video waarin we op een simpele, maar duidelijke manier uitleggen hoe ISP-Invoice werkt.

Digitale facturen worden door de ISP-mailapplicatie automatisch uit een of meerdere mailboxen gedownload. Papieren facturen worden door een medewerker gescand. Alle facturen worden automatisch op een centrale plek automatisch opgeslagen en verwerkt in de herkenningssoftware.

Ook elektronische facturen in bijvoorbeeld XML, EDI, UBL formaat worden automatisch ontvangen en verwerkt.

De software van ISProjects werkt met Free Forms-herkenning. Met deze intelligente software worden invoervelden op de opgeslagen facturen zoals leverancier, factuurbedrag, factuurdatum en ordernummer(s) automatisch herkend. Hierdoor hoeft u geen aparte templates te gebruiken per leverancier.

Als alternatief voor het scannen en herkennen kunnen facturen ook volledig elektronisch worden ontvangen en verwerkt via e-Invoicing.

Nadat de relevante informatie in een logistieke factuur is herkend, wordt deze via een interface aangeboden in uw ERP-pakket voor een geautomatiseerde matching op totaalbedrag en regelniveau. Ook mismatches worden op deze manier automatisch herkend en afgehandeld.

Kostenfacturen worden net als logistieke facturen na herkenning van de factuurinformatie automatisch verder verwerkt. ISP-invoice automatiseert de goedkeuring van (verzamel)facturen in uw workflow.

De goedkeuring van kostenfacturen en niet-gematchte logistieke facturen verloopt in ISP-invoice automatisch. De geavanceerde workflow splitst facturen zodat budgethouders hun eigen factuurregels goedkeuren. De gehele goedkeuring is vastgelegd in een audit trail die altijd inzichtelijk is.

Ook elektronische facturen in bijvoorbeeld XML, EDI, UBL formaat worden automatisch ontvangen en verwerkt.

Alle facturen worden opgeslagen in een digitaal archief waar op basis van geavanceerde zoekcriteria eenvoudig facturen kunnen worden opgezocht. De beveiliging van het archief zorgt ervoor dat alleen medewerkers met de juiste autorisatie specifieke factuurinformatie kunnen inzien. Dat betekent volledige transparantie met complete veiligheid. Het digitaal archief is beschikbaar binnen uw financieel of ERP systeem.

Meer weten over deze 5 stappen?

Laat een van onze specialisten u meer vertellen!

1. Inlezen van elektronische en papieren facturen

Hoewel steeds meer bedrijven facturen digitaal versturen, wordt ook nog steeds een groot gedeelte op papier verzonden. Daarom kunt u de facturen via scanning en e-invoicing elektronisch verwerken.

Papieren facturen verwerken

De crediteurenadministratie scant de inkomende papieren facturen per dag in één of twee batches.

De facturen komen automatisch in de herkenningssoftware terecht. Na een snelle controle worden de facturen eenvoudig doorgezet naar ISP-Invoice voor verdere verwerking.

Pdf facturen verwerken

Pdf facturen worden automatisch uitgelezen uit één of meerdere mailboxen en opgeslagen op een vaste directory. Hierna worden ze in de stap ‘herkennen facturen’ geïmporteerd. Van daaruit kunnen de facturen moeiteloos doorgezet worden naar ISP-Invoice voor de verdere verwerking.

Elektronische facturen verwerken

Facturen in XML, EDI, CVS of TXT formaat worden automatisch ontvangen en verwerkt. Inkooporder-gerelateerde facturen die direct matchen met de goederenontvangst worden volledig automatisch geboekt en betaalbaar gesteld. Een geavanceerde workflow helpt u bij het goedkeuren van kostenfacturen.

2. Herkennen van informatie op kop- en regelniveau

Met behulp van de scanoplossing kunt u de papieren- en pdf-factuurstroom eenvoudig digitaliseren.

Free forms herkenning factuurgegevens

De herkenningssoftware is gebaseerd op Free Forms in plaats van op templates.

Bij templates moet u per leverancier een template aan maken en daarbij aangeven waar de informatie op de factuur staat. Bij Free Forms is de locatie van de informatie niet relevant, de software zoekt intelligent op basis van een lijst met synoniemen. Ervaring leert dat een herkenningspercentage van 70% tot 90% gehaald wordt.

Intelligente herkenning op kop en regelniveau

Gegevens zoals leverancier, factuurbedrag, factuurdatum, ordernummer(s), totaalbedrag, BTW, BTW code en valuta worden automatisch herkend. Het is ook mogelijk om automatisch factuurregels te herkennen. Hierbij wordt per regel automatisch informatie zoals artikelnummer, het aantal of item prijs herkend.

Met behulp van een groot aantal automatische validaties bent u verzekerd van een juiste herkenning. Denk hierbij aan controles als ‘prijs x aantal = subtotaal’ of ‘totaal alle subtotalen = totaalbedrag excl. BTW’. Daarnaast is het mogelijk om leverancier specifieke inrichtingen te definiëren.

3. Verwerking logistieke- en kostenfacturen door automatisch matchen

Het verwerken van facturen in ISP-Invoice kan door het automatisch matchen van logistieke facturen of door een geavanceerde workflow voor het goedkeuren van kostenfacturen.

Automatisch matchen logistieke facturen

Wij bieden een volledige integratie met de automatische matching functie. Via een interface worden de relevante factuurgegevens in uw ERP pakket voor matching aangeboden. Wij hebben ervaring met het maken van koppelingen voor digitale factuurverwerking met diverse systemen.

Via een geïntegreerde interface worden de facturen automatisch aan uw ERP pakket voor matching aangeboden. Daar wordt het totaalbedrag van de factuur gematched met het saldo van de goederenposities van de ordernummers op de factuur waarvoor nog een factuur ontvangen dient te worden. Indien deze beide bedragen met elkaar in evenwicht zijn en kleiner of gelijk zijn aan het openstaande saldo van de inkooporders, dan wordt de factuur automatisch geboekt.

Naast het matchen op totaalbedrag is het ook mogelijk om te matchen op regelniveau. Dit heeft als voordeel dat deelfacturen gematcht kunnen worden en prijsverschillen op regelniveau snel geconstateerd worden.

4. Digitaal goedkeuren van inkomende facturen

In ISP-Invoice kunt u de aansturing van de workflow voor het goedkeuren van facturen automatisch laten verlopen. AdvancedRouting biedt de mogelijkheid om, bij uw organisatie passende, standaard routes aan te maken en ondersteunt meerdere procuratielimieten.

Bij verzamelfacturen wordt de factuur gesplitst en kan elke budgethouder alleen zijn eigen factuurregel(s) kan goedkeuren. De complete goedkeuring wordt vastgelegd in een digitale audit trail, zodat altijd kan worden teruggekeken naar de vastlegging.

Automatisch afhandelen mismatches

Dit gaat als volgt in zijn werk:

  • Indien er een ‘mismatch’ is, genereert uw ERP pakket een foutverslag.
  • De factuur wordt via de geavanceerde workflow van ISP-Invoice aan de organisatie aangeboden ter afhandeling of tijdelijk geparkeerd tot de goederen zijn ontvangen.
  • Nadat de verschillen zijn verklaard en men in ISP-Invoice een beslissing heeft genomen over de factuur, vindt de administratieve afwikkeling automatisch plaats.
  • Er kunnen tevens routes aangemaakt worden voor de afhandeling van de verschillen op inkooporders waarbij per rol vastgelegd wordt tot welke afwijking ze bevoegd zijn goed te keuren.

5. Digitaal archiveren van inkomende facturen

Dankzij het factuurarchief en de audit trail bespaart u tijd, geld én krijgt u inzicht in uw inkomende facturen.

Bespaar tijd en ruimte

Dankzij het digitale factuurarchief van ISProjects bespaart u veel tijd in het opbergen en opzoeken van inkomende facturen. Daarnaast kunt u, na akkoord van uw belastinginspecteur, alle ingekomen facturen na scanning weggooien. U bespaart dus ook nog eens op archiefruimte.

Een geïntegreerd beveiligd archief

ISP-Invoice beschikt over een geïntegreerd archief waarmee met geavanceerde zoekcriteria snel elke gewenste factuur opgezocht kan worden. De beveiliging van het archief zorgt ervoor dat alleen de facturen getoond worden waartoe men geautoriseerd is. Tevens wordt per factuurregel de complete goedkeuringsroute getoond.

Vraag facturen op in uw ERP- / financieel pakket

Het digitale archief werkt volledig geïntegreerd met de meeste ERP- en financiële pakketten. Bij het opvragen van de openstaande facturen van een crediteur is het dan mogelijk met één druk op de knop de digitale factuur en de audit trail te zien. Afhankelijk van het ERP pakket is dit ook mogelijk bij het opvragen van de historie van de documenten, bij het opvragen van de grootboekmutaties en bij het opvragen en muteren van de betaaladvieslijst.

Volledige integratie met ERP & financiële systemen

De software van ISProjects wordt volledig geïntegreerd met uw ERP- of financieel systeem. Wij beschikken over een groot aanbod van standaardkoppelingen met verschillende toonaangevende systemen. Hierdoor is er vooraf een duidelijk beeld van de kosten en doorlooptijd, zonder langdurige ontwikkeltrajecten.

dynamics 365
Sap logo
Het logo voor Infor M3
Het logo van Infor Baan en Infor LN
MS Nav logo
MS AX Logo
JD Edwards logo
Overige ERP systemen
Deze site gebruikt cookies om informatie op te slaan ter verbetering van de gebruikerservaring. Door deze site te gebruiken accepteert u het privacy- en cookie reglement. Deze documenten vind u terug in de footer van de website. op de pagina https://www.isprojects.nl/nl/cookies-instellingen/ kunt u instellen welke cookies u wel of niet wilt accepteren. Wilt u helemaal geen cookies accepteren? Dan moet u de button in deze cookiemelding negeren.
Annuleren