Wat is Scan en Herken software?

Het kost veel tijd om de grote hoeveelheden papieren en digitale facturen handmatig te verwerken. Het inscannen of downloaden en printen van al die facturen kost onnodig veel tijd en is niet overzichtelijk. Scan en herken software maakt het mogelijk om de informatie op papieren en digitale facturen snel te herkennen en verwerken in uw financiele systeem. Van ingescande documenten tot pdf-bestanden uit uw inbox: de software weet precies welke informatie belangrijk is.

Een medewerker scant de papieren facturen per dag in één of twee batches. Ons systeem slaat de factuur op in in een hoogwaardig TIFF-formaat zodat deze geoptimaliseerd is voor herkenning. Het systeem identificeert daarna automatisch de diverse invoervelden van de factuur. Na een snelle controle worden de facturen automatisch doorgezet naar ISP-Invoice voor verdere verwerking. De leverancier krijgt automatisch bericht dat de factuur in behandeling wordt genomen. Alle facturen komen automatisch terecht in een archief waar medewerkers snel facturen in kunnen opzoeken.

Het is een trend dat klanten steeds vaker facturen in .pdf vorm ontvangen. In de huidige werkwijze is dit een inefficiënt proces omdat de e-mails eerst geopend moeten worden, vervolgens moeten de pdf’s worden uitgeprint om daarna pas in behandeling te kunnen worden genomen. ISProjects biedt de mogelijkheid om een ISP mailapplicatie te installeren die automatisch één of meerdere mailboxen uitleest. De bijlagen worden automatisch opgeslagen op een vaste directory. Van hieruit worden ze in de stap “herkennen facturen” geïmporteerd en zo worden ook de facturen in .pdf moeiteloos doorgezet naar ISP-Invoice voor de verdere verwerking.