Het kost veel tijd om de grote hoeveelheden papieren en digitale facturen handmatig te verwerken. Scan en herkensoftware maakt het mogelijk om de informatie op de factuur snel te herkennen en verwerken in uw financiële systeem. Van ingescande documenten tot pdf-bestanden uit uw inbox: de software weet precies welke informatie belangrijk is.
Lees hier meer over OCR Software.
Drie voordelen van Scan en Herkensoftware
- Minder werk, meer gebruiksgemak
- 100% nauwkeurig
- De archiefkast kan de deur uit!
Meer weten of een demo over Scan en Herkensoftware?
Neem contact op met een van onze specialisten!
“Naast het leveren van hoogwaardige software oplossingen helpen we klanten veranderingen door te voeren in hun manier van werken.”
Martijn
Alles lezen over Digitale Factuurverwerking?
Houd mij op de hoogte van interessant nieuws over digitale factuurverwerking en uitnodigingen voor inspiratiesessies.
Digitale factuurverwerking volgens ISProjects in 5 stappen
Lees in 5 stappen hoe ISP-Invoice werkt. Liever zien? Bekijk dan deze video waarin we op een simpele, maar duidelijke manier uitleggen hoe ISP-Invoice werkt.
1. Inlezen van elektronische en papieren facturen
Digitale facturen worden door de ISP-mailapplicatie automatisch uit een of meerdere mailboxen gedownload. Papieren facturen worden door een medewerker gescand. Alle facturen worden automatisch op een centrale plek automatisch opgeslagen en verwerkt in de herkenningssoftware.
Ook elektronische facturen in bijvoorbeeld XML, EDI, UBL formaat worden automatisch ontvangen en verwerkt.
2. Herkennen van informatie op kop- en regelniveau
De software van ISProjects werkt met Free Forms-herkenning. Met deze intelligente software worden invoervelden op de opgeslagen facturen zoals leverancier, factuurbedrag, factuurdatum en ordernummer(s) automatisch herkend. Hierdoor hoeft u geen aparte templates te gebruiken per leverancier.
Als alternatief voor het scannen en herkennen kunnen facturen ook volledig elektronisch worden ontvangen en verwerkt via e-Invoicing.
3. Verwerking facturen door automatisch matchen
Nadat de relevante informatie in een logistieke factuur is herkend, wordt deze via een interface aangeboden in uw ERP-pakket voor een geautomatiseerde matching op totaalbedrag en regelniveau. Ook mismatches worden op deze manier automatisch herkend en afgehandeld.
Kostenfacturen worden net als logistieke facturen na herkenning van de factuurinformatie automatisch verder verwerkt. ISP-invoice automatiseert de goedkeuring van (verzamel)facturen in uw workflow.
4. Digitaal goedkeuren van inkomende facturen
De goedkeuring van kostenfacturen en niet-gematchte logistieke facturen verloopt in ISP-invoice automatisch. De geavanceerde workflow splitst facturen zodat budgethouders hun eigen factuurregels goedkeuren. De gehele goedkeuring is vastgelegd in een audit trail die altijd inzichtelijk is.
Ook elektronische facturen in bijvoorbeeld XML, EDI, UBL formaat worden automatisch ontvangen en verwerkt.
5. Digitaal archiveren van inkomende facturen
Alle facturen worden opgeslagen in een digitaal archief waar op basis van geavanceerde zoekcriteria eenvoudig facturen kunnen worden opgezocht. De beveiliging van het archief zorgt ervoor dat alleen medewerkers met de juiste autorisatie specifieke factuurinformatie kunnen inzien. Dat betekent volledige transparantie met complete veiligheid. Het digitaal archief is beschikbaar binnen uw financieel of ERP systeem.
