Wat is Scan en Herken software?

Steeds meer bedrijven versturen facturen digitaal maar er wordt ook nog steeds een groot gedeelte op papier verzonden. Met Scan en Herken software kunt u papieren facturen en facturen in .pdf gemakkelijk en snel verwerken. Door het gebruik van Scan en Herken software wordt de administratieve last enorm verlaagd wat uiteindelijk weer tijd en geld oplevert.

We maken een onderscheid in het verwerken en herkennen van papieren facturen en het verwerken en herkennen van facturen in .pdf.

Tijdens het verwerken van de papieren facturen scant de crediteurenadministratie of een receptioniste de inkomende papieren facturen per dag in één of twee batches. In dit scanproces vinden een aantal stappen plaats, zo wordt bijvoorbeeld het beeld van de factuur geoptimaliseerd voor herkenning en opgeslagen in Tiff formaat. Vervolgens herkent het systeem automatisch invoervelden zoals leverancier, factuurnummer, factuurbedrag en ordernummer. De herkenning wordt uitgevoerd op basis van Free Forms. Dit biedt het grote voordeel dat medewerkers niet voor iedere leverancier een template hoeven aan te maken. De facturen komen automatisch in de herkenningssoftware terecht en na een snelle controle worden de facturen eenvoudig doorgezet naar ISP-Invoice voor verdere verwerking.

Het is een trend dat klanten steeds vaker facturen in .pdf vorm ontvangen. In de huidige werkwijze is dit een inefficiënt proces omdat de e-mails eerst geopend moeten worden, vervolgens moeten de pdf’s worden uitgeprint om daarna pas in behandeling te kunnen worden genomen. ISProjects biedt de mogelijkheid om een ISP mailapplicatie te installeren die automatisch één of meerdere mailboxen uitleest. De bijlagen worden automatisch opgeslagen op een vaste directory. Van hieruit worden ze in de stap “herkennen facturen” geïmporteerd en zo worden ook de facturen in .pdf moeiteloos doorgezet naar ISP-Invoice voor de verdere verwerking.