Toegankelijke factuurstromen bij B&G Hekwerk - ISProjects - Factuurverwerking Toegankelijke factuurstromen bij B&G Hekwerk - ISProjects - Factuurverwerking

Toegankelijke factuurstromen bij B&G Hekwerk

b&g hekwerk en isprojects

Geen papieren facturen meer door procesverbetering met ISP-Invoice

Voordat B&G Hekwerk het factuurproces automatiseerde, verliep een groot deel nog via papier. Niet alleen tijdrovend, maar ook nog eens moeilijk te controleren. Naast de beoogde tijdsefficiëntie, was er een grote behoefte aan verbeterde controle en overzichtelijkheid. Toen eenmaal besloten was het factuurverwerkingsproces te gaan automatiseren, volgde een zoektocht naar een partij die integreert met ERP-systeem SAP. B&G koos voor ISProjects als e-facturatie partner met ISP-Invoice incl. SmartScan. Het resultaat: B&G haalt nu eenvoudig facturen op via de interface met SAP en analyseert kosten in het grootboek.

Implementatie in drie maanden

Willem Andree, controller bij B&G Hekwerk, ondersteunt zijn collega’s bij het correct verwerken van facturen. Daarnaast beheert hij als admin de inrichting van ISP-Invoice. Willem vertelt over het kennismakingstraject met ISProjects: “Na een demo van sales director Martijn Delfgaauw en het referentiebezoek aan een andere klant van ISProjects waren we overtuigd zaken te gaan doen.”

Successtory

Veel betrokkenheid vanuit ISProjects

Willem Andree - Controller bij B&G Hekwerk

Willem heeft de korte doorlooptijd van iets meer dan drie maanden als een pluspunt ervaren. Hij legt uit hoe dit in z’n werk ging: “We startten met een kick-off om alle neuzen dezelfde kant op te hebben. Zo konden we in kaart brengen wat onze wensen waren en wat noodzakelijk was voor de inrichting van ISP-Invoice. Vervolgens hebben we intern getest met vier trainingsdagen in een periode van vier weken. De trainingsdagen hadden een positief effect door het 1-op-1 trainen van de medewerkers. ‘Bugs’ werden direct opgepakt voordat we live gingen. Sindsdien zijn we live met ISP-Invoice en werken we er dagelijks mee.”

Train de trainer

Ewoud Woudenberg, accountmanager bij ISProjects, licht het inwerktraject toe: “Wij werken volgens het concept ‘Train de trainer’. Door de juiste kennis over te dragen aan Willem is hij in staat zo zelfstandig mogelijk te functioneren. Willem: “Het inwerken door te trainen werkte goed. De uitleg aan goedkeurders binnen de organisatie over het goedkeuren van facturen is intern opgepakt via korte meetings. De betrokkenheid was erg hoog vanuit B&G als vanuit ISProjects.” Ewoud: “Uiteraard staan wij achter de schermen voor Willem klaar met onze support-afdeling.”

Ervaringen tot nu toe

Willem: ‘’De afhandeling van facturen gebeurt vanaf nu volledig digitaal. Het goedkeuringsproces zit zo in elkaar dat de factuur via ISP-Invoice digitaal bij de juiste persoon terecht komt. We hebben altijd zicht op waar een factuur zich bevindt in het proces. Hierdoor hebben we een efficiëntieslag gemaakt en richten we op ons nu op andere processen binnen de administratie.’’

Willem: “De samenwerking verloopt naar tevredenheid. Er zijn regelmatig updates welke uitvoerig worden getest. Vooraf wordt goed gecommuniceerd wanneer deze updates worden uitgevoerd. Iedereen ziet de voordelen van het digitaal verwerken en goedkeuren van de facturen.” Ook de SmartScan-module werkt naar tevredenheid: “Het grootste gedeelte van de facturen wordt goed herkend. Alleen de XML-bestanden worden nog niet altijd juist herkend. Onze vaak kleinere leveranciers en ik weten nog niet altijd waar de oplossing in zit. We kunnen ISP-Invoice dus nog verder optimaliseren door te werken aan de herkenningspunten. Zo worden ook de XML-bestanden van onze leveranciers beter verwerkt. Het uiteindelijke doel is een zo hoog mogelijk herkenningspercentage.”

Willem sluit af: “De software van ISProjects heeft zeker weten een efficiëntieslag opgeleverd voor onze financiële afdeling. Er is minder papier in omloop en we verwerken meer facturen met minder capaciteit. We zijn erg tevreden over het gebruik van ISP-Invoice en gaan dit nog jaren gebruiken. Ook wordt de applicatie geïmplementeerd voor onze vestiging in België.”

b&g hekwerk en isprojects

B&G Hekwerk ontwikkelt al sinds 1963 hekwerken en poorten in de eigen productiefaciliteiten. Hekwerken en poorten kun je overal bestellen. Die van B&G zijn echter in de eigen productiefaciliteiten geproduceerd en zijn van de allerhoogste kwaliteit. B&G biedt klanten volledige zorgeloosheid, van bestelservice tot installatie, service en onderhoud.

Wilt u meer weten over de integratie met SAP of een Customer Case bekijken?


Deze site gebruikt cookies om informatie op te slaan ter verbetering van de gebruikerservaring. Door deze site te gebruiken accepteert u het privacy- en cookie reglement. Deze documenten vind u terug in de footer van de website. op de pagina https://www.isprojects.nl/nl/cookies-instellingen/ kunt u instellen welke cookies u wel of niet wilt accepteren. Wilt u helemaal geen cookies accepteren? Dan moet u de button in deze cookiemelding negeren.
Annuleren