Factuurverwerking in Acto voor Unica - ISProjects - Factuurverwerking

Factuurverwerking in Acto voor Unica

unica-hoofdbeeld

Honderd procent controle over de goedkeuring van facturen

Duidelijkheid

In 2000 had Unica al eens gekeken of digitale factuurverwerking niet iets voor het bedrijf zou zijn. Maar het bleek toen dat de netwerklijnen een bottleneck vormden. Echter, in 2004 kwam de vraag opnieuw op tafel, mede omdat het aantal inkoopfacturen tot 200.000 was gestegen. Reuvekamp: ‘We wilden duidelijkheid hebben in de verantwoordelijkheid. Wie is baas van welke factuur? Daarnaast zochten we een efficiëntieslag en we wilden de kwaliteit van de organisatie verbeteren. Met dat laatste bedoel ik juist bestellen bij leveranciers, zodat bestellingen en de administratieve afhandeling ervan met de spreekwoordelijke druk op de knop uitgevoerd kunnen worden.’ Unica Installatiegroep benaderde twintig leveranciers van digitale factuurverwerking, waarvan er na een eerste selectie tien en later maar twee overbleven. De keuze viel uiteindelijk op ISProjects, dat een hecht samenwerkingsverband met ERP-leverancier Acto Informatisering opbouwde. Ivor Melenhorst, Organisatie & Efficiency: ‘Zij lieten commitment zien en profileerden zich als een flexibele organisatie.’ ISProjects en Acto creëerden een koppeling tussen het ERP-systeem en ISP-Invoice, het systeem voor het verwerken van digitale facturen. Een zeer belangrijk onderdeel van het systeem is de automatische match tussen bestelling en factuur. Klopt het genoemde bedrag op de ingescande factuur, dan wordt deze automatisch geboekt in de financiële administratie en de projectadministratie. Facturen die afwijken van de bestelling worden automatisch aangeboden aan de besteller en de budgethouder. Deze geven met een druk op de knop hun fiat. Daarna kan de factuur automatisch in het ERP-systeem afgeboekt worden. Waar in het traject bevindt de factuur zich? Dat is nu met de workflow van ISP-Invoice inzichtelijk. Blijft een factuur te lang op het bordje van een besteller of een projectleider liggen, dan krijgt deze automatisch een e-mail met een herinnering om de factuur meteen te beoordelen. Unica begon het werken met ISP-Invoice eerst met een test bij een kleine bv. Deze test verliep dermate succesvol dat het systeem uitgerold werd over het hele bedrijf. In november 2006 ging het geheel live.


Grootste winst

Gevraagd naar de grootste winst van ISP-Invoice noemt Reuvekamp inzichtelijkheid en controle over het proces. ‘Doordat mensen nu via hun scherm de factuur voorgeschoteld krijgen, zijn ze zich veel bewuster van wat ze uitgeven. Heb ik dat besteld? Heb ik dat item eigenlijk wel nodig? Zeker op de langere termijn levert die bewustwording een concrete besparing op. ISP-Invoice is een instrument bij de kwaliteitsverbetering van de processen die we willen realiseren. Daarnaast kunnen we met dezelfde hoeveelheid mensen meer werk aan. We hebben samen met ISProjects een mooie stap vooruit gezet.’


Successtory

ISP-Invoice geeft ons de controle over de facturenstroom!

Jan Reuvekamp - Hoofd administratie, Unica

unica-logoDe Unica Installatiegroep integreert systemen en is de grootste zelfstandige installateur van Nederland. Unica heeft 14 vestigingen en tien businessunits die zich op specifieke terreinen zoals ICT-netwerken, regeltechniek en klimaatbeheersing hebben gespecialiseerd. Unica heeft een omzet van 292 miljoen euro en het bedrijf heeft ongeveer 1.850 medewerkers. De financiële administratie verwerkt in totaal 200.000 inkoop- en 60.000 verkoopfacturen. Meer informatie over Unica