Efficiënter facturen verwerken in Bestmate met ISProjects - ISProjects Efficiënter facturen verwerken in Bestmate met ISProjects - ISProjects

Wasco factuurverwerking in Bestmate met ISProjects

Facturen efficiënt verwerken in Bestmate van Pantheon

110.000 facturen verwerken met 5 FTE

Bij Wasco werden alle binnenkomende digitale facturen uitgeprint en daarna intern verspreid. Bij een vraag over de inhoud of betaling werd de factuur weer gescand en via de mail naar de betreffende afdeling of leverancier gestuurd. Met 110.000 facturen per jaar was dat een omslachtig, tijdrovend en onoverzichtelijk proces.

Hoge prioriteit

“De wens om over te gaan naar een volledige digitale verwerking van onze binnenkomende facturen bestond bij Wasco al geruime tijd,” vertelt Maartje Griepsma, hoofd Projecten & Ontwikkeling bij Wasco. “Gezien de enorme hoeveelheid inkomende facturen en de aankomende pensionering van één van de medewerkers kreeg het project afgelopen jaar de prioriteit. Het doel was duidelijk: de efficiëntie flink verhogen en minimaal 1 fte besparen.

Successtory

1 FTE besparing door digitale factuurverwerking in Bestmate met ISProjects!

Maartje Griepsma - Hoofd projecten en ontwikkeling Wasco

Totaaloplossing van ISProjects

Wasco ging op zoek naar een totaaloplossing. Pantheon, onze ERP-partner, wees ons op ISProjects terecht. “Zij voerden een diepgaande fit gap-analyse uit, waarin al onze processen en integratiemogelijkheid goed onder de loep werden genomen. Vanuit dat punt werden de eerste stappen gezet naar een automatiseringsslag van onze factuurverwerking, en werd al nagedacht over de inrichting” aldus Griepsma.

Sindsdien is er bij Wasco veel veranderd. Binnenkomende facturen worden nu automatisch door ISP-Invoice uit de e-mailbox doorgezet naar een centrale plek. De software herkent de informatie op de factuur en koppelt deze direct met de informatie die beschikbaar is in het financiële systeem. Kostenfacturen worden snel geboekt en automatische matching van inkoopfacturen bespaart veel tijd. Staat er een nieuwe factuur klaar voor goedkeuring, dan krijgt de medewerker hier automatisch bericht van.

Efficiënter werken

De doelstelling die vooraf was gesteld (het vervangen van de medewerker die met pensioen ging) is met de automatiseringsslag in zicht. Griepsma: “We zijn zeer tevreden over de overgang naar geautomatiseerde factuurverwerking en zien resultaten en rendement terug. We hebben geen enorme papierstroom meer, waardoor facturen niet meer kwijtraken. En als we vragen hebben over een factuur, sturen we vanuit ISP-Invoice direct een mail naar de leverancier of medewerker. We hebben bovendien altijd overzicht over de actuele status onze facturen. Ook is het fijn dat ISP-Invoice heel intuïtief werkt: medewerkers kunnen er direct zelfstandig mee aan de slag.”

“We verwachten in de toekomst nog meer besparing te realiseren wanneer al onze leveranciers overgaan naar EDI, hierdoor wordt scannen en herkennen verleden tijd.”

Wasco is de meest toonaangevende groothandel binnen de installatiebranche in Nederland. Met ruim 45 jaar ervaring, expertise en vakmanschap zijn zij uitgegroeid tot een landelijk begrip. Wasco heeft 34 vestigingen, grote distributiecentra en een uitgebreide webshop waarmee zij dag en nacht in de buurt zijn om u te voorzien van de beste producten en diensten. Vanzelfsprekend garanderen zij u de beste service en ondersteuning, want uw succes is de passie van Wasco.

Meer informatie over Wasco

Wilt u meer weten over de integratie of een Customer Case bekijken?


Deze site gebruikt cookies om informatie op te slaan ter verbetering van de gebruikerservaring. Door deze site te gebruiken accepteert u het privacy- en cookie reglement. Deze documenten vind u terug in de footer van de website. op de pagina https://www.isprojects.nl/nl/cookies-instellingen/ kunt u instellen welke cookies u wel of niet wilt accepteren. Wilt u helemaal geen cookies accepteren? Dan moet u de button in deze cookiemelding negeren.
Annuleren